Samma kund, tre register – administrativa omvägar i småföretag

Kunden har bytt adress. Ni uppdaterar kundregistret, ändrar i offertmallen och hoppas att rätt adress följer med till fakturan. Sedan hittar någon en gammal kundlista. Där bor kunden fortfarande kvar.

När programmen inte pratar med varandra blir det ni som flyttar informationen. Berglabs bygger affärssystem för småföretag som kopplas till verktygen ni redan använder. Här är tre exempel på administrativa omvägar, och hur ni kan börja förenkla dem.

Viktiga slutsatser om småföretagets administration

• När samma kunduppgift skrivs in i flera program får ni flera ställen att uppdatera när något ändras.
• Ett kundregister i Excel kan fungera, men parallella kopior gör det svårare att veta vilka uppgifter som gäller.
• En PDF-offert behöver inte vara ett problem, men överföringen till order och faktura kan skapa onödigt manuellt arbete.
• Berglabs kopplar ihop befintliga verktyg utifrån era rutiner, med målet att samma uppgift bara behöver skrivas in en gång.
• Börja med att kartlägga ett återkommande arbetsflöde och se var ni kopierar information, letar efter uppgifter eller gör om arbetet.

Samma kunduppgift skrivs in på tre ställen

När kunduppgifter skrivs in separat i kalendern, offerten och bokföringsprogrammet behöver varje ändring hanteras på flera ställen. Föreställ er en bokning där namn, adress och telefonnummer först hamnar i kalendern och sedan skrivs av till nästa program.

Ni kan snart kundens postnummer utantill. Det var förmodligen inte den kompetensutveckling ni hade tänkt er.

Om verktygen kan kopplas ihop kan uppgifterna hämtas från ett gemensamt kundregister. Då behöver ni bestämma var informationen ska uppdateras och vilka program som ska ta emot den. Samma uppgift skrivs in en gång, och en adressändring behöver inte bli ett detektivarbete.

Kundregistret finns i flera Excel-versioner

Parallella kopior av ett kundregister gör det svårt att veta vilken version som gäller. Tänk er att en kollega uppdaterar telefonnumret i sin kopia, medan en annan lägger till en ny kontaktperson i en annan.

Båda filerna heter något med ”slutversion”. Den ena heter dessutom ”slutversion_ny”. Det inger ett visst hopp, men ger inget säkert besked.

Excel kan vara fullt tillräckligt för ett enkelt kundregister. Börja med att undersöka om en gemensam fil och tydligt ansvar löser problemet. Om samma uppgifter också behövs i offerter, bokningar och fakturor kan ett gemensamt kundregister med kopplingar till de verktygen vara nästa steg.

Offerten blir en PDF och sedan börjar omarbetet

En offert som mejlas som PDF behöver inte skapa extraarbete. Omvägen uppstår när ett godkännande betyder att kunduppgifter, artiklar och priser måste skrivas in på nytt i ordern och fakturan.

Kunden svarar ”ja tack”. Trevligt. Nu ska ni bara berätta samma sak för resten av era program, en rad i taget.

Med ett sammankopplat offert- och fakturaflöde kan uppgifterna följa med från den godkända offerten till nästa steg. Berglabs bygger offert- och faktureringsstöd utifrån företagets egna mallar och priser. Hur överföringen ska fungera beror på era verktyg och vilka kontroller ni vill göra innan något skickas.

Börja med ett arbetsflöde som tar onödig tid

Börja med ett återkommande flöde där ni skriver av uppgifter eller letar efter rätt version. Följ exempelvis en kund från första förfrågan till faktura och anteckna varje gång information flyttas för hand.

Se sedan vad som behövs. Ibland räcker en tydligare rutin eller en gemensam fil. Ibland behöver verktygen kopplas ihop. Berglabs kartlägger era arbetsflöden och bygger affärssystem utifrån hur ni arbetar, med befintliga verktyg som utgångspunkt.

Ni behöver inte börja med hela verksamheten. Välj ett steg där förändringen går att följa upp och kontrollera att rätt information hamnar på rätt plats.

Vanliga frågor om att förenkla administrationen

Måste vi sluta använda Excel?

Nej. Om en gemensam Excel-fil fungerar för er finns ingen anledning att byta för bytandets skull. Undersök först om problemet är själva verktyget, parallella kopior eller att uppgifterna behöver föras vidare till andra program.

Behöver vi byta bokföringsprogram?

Inte nödvändigtvis. Berglabs utgår från verktygen ni redan använder. Vad som går att koppla ihop och vilka uppgifter som kan föras över behöver undersökas för just ert arbetsflöde.

Behövs AI för att slippa dubbelregistrering?

Nej. Där en enkel regel eller en koppling mellan program räcker behövs ingen AI. Börja med vad som ska hända med informationen, och välj teknik efter det.

Känner ni igen er? Kontakta oss för mer information om hur Berglabs kan koppla ihop era verktyg så att samma uppgift bara behöver skrivas in en gång.