Tiden som gick åt till att skriva in samma order

För ett av företagen vi arbetar med såg vardagen ut så här. En kund beställde i webbshoppen, en annan mejlade och en tredje ringde. Varje order skulle sedan skrivas in för hand på tre ställen: i kundregistret, i ett kalkylark och i en lista på hemsidan. Inget av stegen var svårt. Men tillsammans tog de tid varje dag. Dessutom var det lätt att skriva fel.

Det viktigaste i korthet

• Varje order skrivs in högst en gång, i stället för tre.
• Ägaren lägger bara tid på de order som behöver ett beslut.
• Samma uppgifter finns överallt, utan att någon för över dem.
• Det som fungerade innan finns kvar.

Tiden går till det som kräver en människa

Nu tar ett system emot beställningarna och för in dem på alla tre ställena. Order som ser ut som vanligt går rakt igenom, utan att ägaren behöver göra något. Bara när något sticker ut, till exempel en ny kund eller ett ovanligt stort antal, kommer ett mejl. Då räcker det med ett par klick för att godkänna, rätta eller avvisa.

Det betyder att tiden läggs där den gör nytta. I stället för att skriva av samma uppgifter tre gånger kan ägaren lägga tiden på kunderna och på att utveckla företaget.

Färre fel på köpet

När uppgifterna förs in en gång försvinner också de vanligaste felen. Ett antal kan inte längre vara rätt på ett ställe men fel på ett annat. Ingen order glöms bort i kalkylarket. Kunderna ser samma siffror som företaget, så fort ordern är godkänd.

Inget nytt att lära sig

Det var viktigt att ingen skulle behöva byta arbetssätt. Webbshoppen, mejlen och kalkylarket är kvar som förut. Systemet lägger bara till nya uppgifter och ändrar aldrig något som redan står där. Den som öppnar kalkylarket ser samma flikar som tidigare, bara med fler rader.

Börja där tiden försvinner

Vill ni få tillbaka tid på samma sätt, börja med att skriva ned vart en order tar vägen i dag. Varje gång samma uppgift skrivs in på nytt finns det tid att hämta. Automatisera det vanliga först. Låt undantagen ligga kvar hos en person tills ni vet hur de ser ut.

Vanliga frågor

Hur mycket tid får man tillbaka?

Det beror på hur många order ni har och hur många ställen de ska in på. Varje inskrivning som försvinner är tid som kommer tillbaka, varje dag.

Måste vi byta program?

Nej. Företaget använder samma verktyg som förut. Systemet kopplas till det som redan används.

Vad händer om något ser fel ut?

Det systemet inte är säkert på hamnar hos en människa i stället för att föras vidare. Ingenting gissas.